Pracodawca, polecając pracownikowi odbycie podróży służbowej, zobowiązany jest do wypłacenia określonych świadczeń. Ich wysokość zależy od rodzaju podmiotu zatrudniającego. W przypadku budżetowych jednostek państwowch lub samorządowych wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikom określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Dla osób zatrudnionych w prywatnych firmach warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Co ważne, pracodawcy nie mogą ustalać diet za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż kwota wypłacana przez jednostki sfery budżetowej.

To pracodawca decyduje, jakim środkiem transportu podwładny ma odbyć podróż służbową, w tym określa rodzaj i klasę. Wysokość zwrotu kosztów przejazdów określa się na podstawie przedłożonych biletów lub faktur obejmujących cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem przysługującej ulgi na dany środek transportu, bez względu na tytuł jej uzyskania. DELEGACJA

WŁASNYM SAMOCHODEM

Pracownik może wnioskować o zgodę na odbycie podróży służbowej własnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Pracodawca nie musi na to przystać. Jeżeli jednak zgodzi się, pracownikowi należy się zwrot kosztów przejazdów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być obecnie wyższa niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej silnika powyżej 900 cm3– 0,8358 zł,

2) dla motocykla – 0,2302 zł,

3) dla motoroweru – 0,1382 zł.

To maksymalne kwoty w przypadku jednostek państwowych i samorządowych sfery budżetowej. Inni pracodawcy mogą ustalić w wewnętrznych aktach wyższe stawki, ale łączy się to z obowiązkiem zapłaty przez pracownika podatku dochodowego od nadwyżki, ponieważ wolny od podatku jest tylko zwrot kosztów do wysokości kwot ustalonych w oparciu o powyższe wartości. Pracodawca może też wewnętrznym rozporządzeniem obniżyć powyższe stawki za jeden przejechany kilometr. Oprócz zryczałtowanych kosztów używania własnego pojazdu delgowanemu należy się także zwrot opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

METREM NA SPOTKANIE

Za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej pracodawca musi wypłacić ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Nie należy się on pracownikowi, jeżeli ten nie ponosi kosztów takich dojazdów, ponieważ np. odbywa podróż samochodem. W sytuacji, gdy pracownik wyda na dojazdy komunikacją miejscową kwotę większą niż 20% diety, może złożyć wniosek o pokrycie tych kosztów. Musi je jednak udokumentować, a pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na zwrot.

NOCLEG

Jeśli wyjazd wiąże się z koniecznością noclegu, pracownikowi przysługuje zwrot kosztu hotelu na podstawie przedłożonego rachunku. W przypadku noclegu w trakcie podróży krajowej kwota zwrotu za jedną dobę hotelową nie może być wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety. Pracodawca może, ale nie musi wyrazić zgody na droższy nocleg. Co w przypadku, jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi bezpłatnego noclegu, a ten z jakiegoś powodu nie przedłoży rachunku? Wówczas pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, ale tylko za nocleg trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy godziną 21 wieczorem a 7 rano.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA A CZAS PRACY

Dla ustalenia, czy podróż służbowa wlicza się do czasu pracy, znaczenie ma obowiązujący rozkład czasu pracy. Dojazdu do miejscowości będącej celem delegacji podlega wliczeniu do normy czasu pracy jedynie wtedy, gdy przypada w godzinach, w jakich pracownik wykonuje swoje obowiązki. Oznacza to, że osobie świadczącej pracę w godzinach od 8 do 16 podróż służbowa zostanie wliczona do czasu pracy tylko w tym okresie. Jeżeli natomiast rozpocznie się ona przed godziną 8 lub zakończy się po godzinie 16, czas podróży poza okresem od 8 do 16 nie zostanie wliczony do czasu pracy. Czas podróży służbowej nieprzypadającej na ustalone godziny pracy oraz norma czasu pracy nie mogą ograniczać gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku (11-godzinnego dobowego i 35-godzinnego tygodniowego). Naruszenie okresu odpoczynku wiąże się z obowiązkiem udzielenia równoważnego czasu wolnego, a jeżeli nie jest to możliwe z obiektywnych względów – z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego.

Podróż służbowa wiąże się z szeregiem wydatków, a nierzadko z dodatkowo poświęconym czasem. Co do zasady pracownik nie powinien z tego tytułu być poszkodowany, chociaż kwota 30 zł na całodzienne wyżywienie wydaje się niewielka, a za czas poświęcony na dojazd do celu podróży i powrót nie zawsze otrzymujemy wynagrodzenie bądź zyskujemy proporcjonalnie oddany czas wolny.

WAŻNE

Z tytułu podróży służbowej pracodawca zobowiązany jest do zapłaty pracownikowi:

1) diety,

2) zwrotu kosztów:

a) przejazdu,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

WAŻNE

Podróż służbowa, zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy występuje wtedy, gdy na polecenie pracodawcy wykonujemy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Wszystkie te elementy muszą wystąpić łącznie.